ホワイトペーパーハイブリッド オフィスを受け入れる:フレックスデスクが従業員の関与を促進する仕組み

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フレックスデスクがあるオープンオフィス

フレックスデスクは、かつてないアイデアです。

しかし、これは新しいアイデアではありません。一部の企業は、1990年代からフレックスデスクを実験しています。しかし、ハイブリッドワークによって、オフィススペースを最適化し、人と人のつながりを促すための優れたアプローチ、フレックスデスクが最適になる状況が生まれました。これは、今日の職場で切実に求められているものです。

この記事では、組織がフレックスデスクソリューションで直面する問題と、共有ワークスペースを設計および実装するためのワークプレイス管理、人事、およびITチームが協力して従業員のつながりと関与を促進する方法について探ります。

私たちは互いにつながることができます

調査による と、パンデミック後の時代は、自主性の増加や通勤に費やす時間の短縮などの明確なメリットがあるにもかかわらず、従業員にとって困難なものでした。従業員は多くの場合、疎外感を感じ、「同僚、顧客、友人との対面でのやり取りができない」と 報告 しています。結果として、従業員の約43%は会社との 断絶を感じ 、他の会社で仕事を探す可能性が高くなります。


この体験から得られた重要な洞察の1つは、オフィスは、単にパソコンに向かうための場所ではないということです。これには非常に重要な社会的価値があります。人間は 社会的つながりを求めてオフィスに出社し、同僚と一緒に仕事をしています。コラボレーションするだけでなく、時間を共有することもそうです。

オフィスでの会議

人とのつながりを促進するソーシャル機能を提供することで、フレックスデスクソリューションが役立ちます。以下で、その機能の一部をご紹介します。

従業員のデスクには適切なデバイスが必要

フレックスデスクソリューションを検討する際に組織が解決しなければならない主な課題の1つは、従業員がオフィスに出社した際に、仕事ができる環境を整えているかどうかです。個人の生産性のために設定された基準を再検討する必要があります。また、過去20年の間に最適化されてきた機能に限定されるべきではありません。(当社の調査「 ハイブリッドワーク用の機器を従業員に提供する」を参照してください。) 

従業員がデスクを割り当てられていた場合、各デスクには、従業員が必要とするデバイスがすべて含まれていました — モニター、キーボード、マウス、ドッキングステーションなど。生産性は、こうした使い慣れたデバイスを手元に置いておくことで左右されます。

ビデオ会議のデスクトップセットアップを使用する従業員

組織は、もちろん、フレックスデザイン環境内のすべてのデスクにこれらのデバイスを提供することもできますが、これによって新たな問題が生じます。デバイスが動作しない場合どうするか?それとも紛失したのか?または充電または接続されていませんか?IT部門がこれらすべてのデバイスを常に最新の状態に保ち、完全に機能し、従業員が出勤したときにすぐに使用できる状態に保つには、どうすればよいのでしょうか。

オフィスを最適化するにはデスクでのインテリジェンスが必要です

測定できないものは管理できません。組織は、従業員の多くがリモートで働いているハイブリッド環境における不動産のフットプリントを再検討する際、以下のことを知る必要があります。デスクは何台必要ですか?実のところ、何台のデスクが使用されているのでしょうか?オフィスのどのエリアまたはフロアが頻繁に使用され、どのエリアまたはフロアが使用されていませんか?

これらのような洞察は、不動産やオフィスレイアウトに関して情報に基づいた決定を行うのに非常に貴重です。当社では、これを「デスクでのインテリジェンス」と呼んでいます。以下では、フレックスデスクソリューションがこれを実現する仕組みについて説明します。 

言うまでもなく、組織がこの情報をキャプチャできなければ、オフィススペースを最適化する大きな機会を逃すことになります。

Logi Dock Flexおよびデスク予約のご紹介

ロジクールが提供するソリューションは、従業員のエンゲージメントを促進し、オフィススペースに関するインサイトを提供し、従業員が成功に向けて準備できるよう支援するソリューションです。Logi Dock Flexと当社のデスク予約ソフトウェアを組み合わせたソリューションです。

Logi Dock Flex は、デスクトップ用の周辺機器を接続し、ノートPCに電源を供給するマネージド ドッキングステーションです。デスクの予約者と空いているデスクをクリアに表示する、10.1インチ ディスプレイを備えています。ディスプレイは、デスクでのパーソナライズを可能にします – 個人的または会社の壁紙の表示から、デスクが他の人によって使用されないようにメッセージの設定まで。

デスク予約機器

ロジクールデスク予約 は、 ロジクールSync のフレックスデスク管理機能と、Logi Tuneのソーシャル従業員予約機能を組み合わせて使用されます。Tuneモバイルおよびデスクトップアプリで、従業員はデスクの場所をブラウズして近くにいる同僚を見つけ、デスクに希望の周辺機器があることを確認することができます。

Syncを使用すると、IT部門やワークスペース管理部門は、デスクの予約プロセスを管理およびコントロールできます。接続された機器を監視することもできます。さらにSyncは、従業員の予約傾向に関する洞察を収集し、よりよいスペース計画を可能にします。

Syncデスク分析

優れたユーザー体験と社会的つながりを実現する

スマートフォンまたはノートPCでLogi Tuneアプリを使用すると、デスクの事前予約を簡単に行え、出席時に使用準備ができていることを確認できます。従業員は、場所、優先周辺機器などの嗜好、またはチームメートの近さなどに基づいてデスクを選ぶことができます。

このソリューションを使用することで、一緒に仕事をしたい人の近くで、自分が着席したいエリアを確保することで、従業員のオフィス内体験が改善します。また、Logi Dock Flexを使用すると、デスクをメッセージや写真でパーソナライズできます。この記事の公開時点では、この機能はLogi Dock Flexではまだ利用できない可能性があります。従業員が到着する前に、Logi Dock Flexに、デスクを予約した人を知らせるメッセージが表示されます。従業員が昼食をとる場合にも、10インチディスプレイにそのメッセージが表示されます。

Logi Dock Flexは、お使いのエンタープライズ会議プラットフォームにも対応しています。Microsoft Teamsと連携したTeams予約パネルやZoomワークスペース予約と連携し、フレックスデスクから会議室まで、一貫したユーザー体験を提供します。

しかし、従業員の観点からの、このフレックスデスクソリューションの最も良い点は、おそらく、社会的つながりが促進されることです。デスクを予約する前に、従業員は誰がすでにデスクにいて、誰がオフィスに入る予定かを確認できます。参加者は、一緒に作業をするのを楽しみにしている人の近くのデスクを選ぶことができます。デスクを予約した後、アプリ内のメッセージングを使って同僚に通知し、調整することができます。

共有デスクを常に使用可能

従業員が予約したデスクに到着したら、ノートPCを接続してすぐに業務を始めることができる必要があります。機能しないデスクと周辺機器は、従業員のオフィス体験の質を低下させ、IT部門の悩みの種になります。

「各コンポーネントが動作しない場合、従業員は通常、別のデスクを探します。」これが事実です」と、ロジクールのソリューションマーケティングリーダーであるCraiginiは語ります。「IT部門が問題に気付いた時には、手遅れです。」

IT部門が会議室やデスクトップデバイスを管理できるロジクールアプリ Syncを使用すれば、Logi Dock Flex自体またはそれに取り付けられた周辺機器が機能しない、更新が必要な場合、または接続が切れた場合に自動アラートを受け取ることができます。

これと同じように重要なことですが、Logi Dock Flexは、問題が発生しないように設計されています。必要なポートがすべて備わっています。IT部門が管理する3つのUSBポートとイーサネット(セキュリティ)を使用して、最大2台のモニターと多数の周辺機器を接続できます。デバイスは安全に取り付けてロックできるため、機器がデスクに抜き差しされる心配がありません。

 

フレックスデスク予約機器の背面図

現時点での最適化と将来の計画

堅牢なフレックスデスクソリューションは、組織がよりスマートで柔軟なオフィス計画戦略を開発するのを可能にするデータと洞察を提供する必要があります。残念ながら、ほとんどの既存のソリューションは、特に精度がユーザー行動によって左右される場合は特に、これらの洞察を提供していません。

これが問題です。ほとんどのソリューションは、従業員がデスクに出勤したらチェックインするよう従業員に義務付けています。しかし、従業員がそれを行うには、どうにも一貫性がありません。

このアプローチの利点は、Logi Dock Flexが実際のチェックインを自動的に登録することです。従業員がUSB-Cケーブルを使ってノートパソコンを接続すると、デバイス設定やディスプレイ上の写真を含めた従業員の好みがすべて記憶されるだけでなく、チェックインが登録され、保存されます。

 

フレックスデスク予約機器

この機能によって、ワークスペース管理チームは、オフィスの使用状況をより明確に把握することができます。これは、先述の「デスクでのインテリジェンス」の一部です。オフィスでの重要日、外出禁止令の傾向、またはキッチンまたは窓の近くの人気のデスクに関する洞察であっても、これらの洞察によって、これらの洞察によって、作業空間ポリシーに関する計画や、組織内の他のステークホルダーとの会話が促進されます。

正確なデータSync分析

「Logi Dock Flexのおかげで、カリフォルニア州の不動産を3分の2削減できました。現在、割り当てられていないデスクに対して3対1の割合で運営しています。Logi Dock Flexは、十分に活用されていないデスクスペースを、重要な顧客機能や社交機能、学習機能に再展開するために必要なインサイトを得ることができました。これらはハイブリッドワークに不可欠なものとなっています」 – David Houseman氏、ロジクールワークスペース体験責任者

結論

最近、次のことを思い出しました。私たちは社交的な動物であり、何らかの理由でオフィスで仕事をしています。Logi Dock FlexとロジクールDesk Bookingは、社会的つながりとオフィス文化を強化するという目標を確実に満たします。

しかし職場管理とITにとっては、他にも同様に貴重なメリットがあります。これらのステークホルダーにとって、「デスクに関するインテリジェンス」を得ることで、最終的に、デスクトップと作業空間をより効果的に管理することが可能になり、将来のニーズに備えながらオフィススペースを最適化することができます。

開始するには、Logi Dock Flex および ロジクールデスク予約ソフトウェアの詳細をご覧ください。

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