バーチャルホワイトボードのより良い実現方法

ホワイトボードがコラボレーションにおいて重要である理由

会議ではよく、プレゼンテーション、スプレッドシート、その他のドキュメントを使って情報が共有され、ディスカッションが進められます。ところが、そうした手段は、コンセプトやビジュアルデザインの追求で好まれる、形式ばらない、流れに任せた、アナログのブレインストーミングには適していません。

視覚的なブレインストーミングとアイディエーションには、ホワイトボードが最適です。このコラボレーション ツールは様々な形態を取ります。拭いて消せるボード、壁一面を覆うホワイトボードウォール、さらにはガラス窓などです。ホワイトボードは、コンセプトの図やイラストを描いたり、自由にメモを取ったり、付箋を使って考えを整理したりする場合に非常に役立ちます。しかしそれは、参加者全員が同じ会議室内にいる場合の話です。リモート勤務中のチームメンバーが参加する会議ではどうでしょうか？

ビデオ会議でホワイトボードを使用するために取られてきた従来の方法における制限

ビデオ会議でのホワイトボードの使用における最大の問題として、ほとんどの場合でリモートからの参加者が会議室内の参加者ほど積極的にコラボレーションに関与することができないという点が挙げられるでしょう。リモートからの参加者は取り残されていると感じています。価値ある発言をしても、ディスカッションに取り入れられることはありません。

もちろん、これは意図的な疎外ではありません。会議の主催者たちは、ビデオ会議で効果的にホワイトボードを活用しようと苦心してきました。

ビデオ会議用カメラやウェブカメラをホワイトボードに向ける方法が取られることもありますが、これでは書いている人が邪魔になり参加者に板面がよく見えません。カメラから外れるように脇にどいたとしても、画像のサイズ、照明や窓からの光によるグレア、カメラアングルに起因する画像の歪みにより、ホワイトボードの内容が読み取れないこともあります。

板面の写真を撮ってリモートからの参加者と共有する方法も取られます。しかし、会議終了後に写真を送信しても、リモートからの参加者がそれを基に会議で発言したりするには手遅れです。会議中に写真を送信することもできますが、リモートからの参加者がそれに反応する頃には、会議室内の参加者はすでに次の話に進んでしまっていることでしょう。どちらの方法も理想的とは言えず、クリエイティブなフローを阻害するおそれがあります。リモートからの参加者からすると、これでは他の人々がコラボレーションしているのをただ眺めているようなものです。

インタラクティブホワイトボードの現実性

これまでに取られてきた方法の3つ目は、「インタラクティブホワイトボード」の購入です。 これは、従来のホワイトボードの機能を模したデジタル画面デバイスです。ユーザーが使用方法を学んで熟知している場合、このデジタルホワイトボードは効果的なツールになりえます。

しかし、そのコストと複雑さにより、インタラクティブホワイトボードは限られた数しか購入できず、オフィスの各所に戦略的に配置する必要が出てくるでしょう。そして、自発的なコンセプトの追求、デザインの視覚化、臨時のブレインストーミング セッションの迅速な開催が必要になったとき、インタラクティブホワイトボードを探し、会議室に持ってきて、会議で使用する方法を調べる、というプロセスが必要になります。現実的とは言えません。

新たな方法の模索

より良い方法があるはずです。ホワイトボードのビデオ会議への導入という課題に適したソリューションは、以下の条件を満たしているものになります。

• コラボレーション体験を民主化し、全員が自由にディスカッションに貢献できるようにするもの。
• 使いやすいもの（簡単なほど良い）。
• 既存のプロセスや使い慣れたホワイトボードを活用でき、ユーザーへの浸透が促進されるもの。
• 会議室エコシステムを拡張し、他のビデオ会議デバイスおよびアプリケーションとシームレスに連携するもの。
• 簡単かつ迅速に設置できるため、組織全体の会議室に広く導入できるもの。