ITプロフェッショナルによるハイブリッドオフィスとホームオフィスの最適化方法
新たな働き方の潮流の中で従業員の生産性を高めましょう。
世界は「場所を選ばない働き方2.0」の時代に突入したと言われています。在宅勤務は一過性のもの、という考え方は過去のものとなりました。チームが分散して働くことは目の前の現実です。従業員は自らホームオフィスを構築し、施設管理者は従来型のオフィスを調整して現在の状況に対処しています。
うまくいったでしょうか？まだ万全とは言えないのではありませんか。
本記事では、ITリーダーが、このような様変わりしたオフィススペースを最適化し、新たな働き方の潮流の中で従業員の生産性を高めるための3つの方法をご紹介します。
戦略的統合を通じた能率化と整理整頓
多くのハイブリッドオフィスが、複数のベンダーのコラボレーション ソリューションを統合することに手間取っています。Forbes誌、「成功するハイブリッドオフィスの秘訣」、2021年10月IT部門が率先してベンダーを絞り込めば、同じことをするように従業員を導けます。オフィス内のすべてのものが、ワークフローの改善に貢献していますか？
「場所を選ばない働き方2.0」戦略
- さまざまなベンダーのビデオ会議ソフトウェアと連携するように最適化されたハードウェアを選びます。
- 場所を取る、重複した不要なハードウェアを特定し、OEMに依存しないキーボードとマウスのセットに置き換えます。
- 1個のUSBレシーバーに接続するFIPS準拠のワイヤレス周辺機器を使用することで、USBポートを節約し、セキュリティ機能を強化します。
- ヘッドセット ホルダー、小型のタブレット スタンド、あるいは一体型のドッキングステーションを使用してホームオフィス環境を簡素化し、机の上を片付け、投資効果を高めます。
- 使用中でもデバイスを充電できるタブレット スタンドとワイヤレス充電パッドを使用して、対応できる業務を倍増させます。
まずは、IT、人事、その他各部門で協力し、さまざまな機会を特定しましょう。
ハードウェアを選ぶときに最も重視されるのがコストです。しかし、ハイブリッドワークの時代では、かつてないほど多くの社内の意思決定者が、全員のオフィス環境をフル稼働させることに大きな関心を寄せています。
その背景には、従業員を定着させる上でテクノロジーの果たす役割が増していること、そして、従業員の離職は費用がかさむことがあります。従業員を入れ替えるためのコストは最大で、その従業員に支払っている年収の2倍になります。Gallup社、「従業員の入れ替えが米国企業にもたらすコストは1兆ドル（ただしこの問題は解決可能）」、2019年3月
90%
IT部門は常に主導する立場にいる必要がありますが、単独でいるべきではありません。2023年までに全労働人口の90%に職務を遂行するための基本的なコンピュータ リテラシーが必要になります。Rob Tindula氏、「エルゴノミクス関連の負傷は雇用主の責任か？」、 Thrive Global社、2018年11月
施設管理、運用、IT、人事の各部門は、テクノロジーを活用した満足のゆく従業員体験を継続的に提供する役割を担っています。これらの機能横断的なグループが連携して社内調査を実施することで、負担や中断を最も生んでいるテクノロジーはどれか、従業員の満足度や忠誠心を高めているテクノロジーはどれかを特定できます。そこで収集したデータは、意思決定や将来の予算検討で役立ちます。
パーソナライゼーションを、単なる好みの問題ではなく戦術の問題に
ハードウェアを色やスタイルでパーソナライズするのは良いことです。しかしここでITリーダーは、ハードウェアのカスタマイズが、包括性、サステナビリティ、チームに特有の生産性といった重要な組織的取り組みに、どう貢献するのかを検討しなくてはなりません。
ここでは、健康も重要な検討事項となります。エルゴノミクス製品のユーザーはロイヤル ユーザーです。エルゴノミクス マウスとキーボードを使用している人の10人中9人は、その後旧来のデバイスに戻ることはありません。Logi Ergoラボ調査これは、快適性の持久力に関する大きなヒントです。従業員がテクノロジーに満足できれば、IT部門がより重要な作業に専念できることは言うまでもありません。
「場所を選ばない働き方2.0」戦略
- コーディングやクリエイティブな開発作業など、特定の作業機能に対応するように設計された周辺機器を探します。シームレスなコンピュータ間制御機能を備えるMX Masterシリーズなどです。
- お好みのタイピング レイアウトのキーボードや、快適性を考慮して設計されたビジネス用マウスなど、持続可能なデザインを活用し、あらゆるワークスタイルに配慮したソリューションを検討します。
- アプリごとに優れたパフォーマンスを実現する高度なプリセットを備えた周辺機器用ソフトウェアを使用して、デジタル プロセスを高速化する機会を特定します。
まずは、エルゴノミクスに対する理解を今以上に深めましょう。
コンピュータのヘビーユーザーは年に300万回キーボードを叩き、最長で27kmマウスを動かします。Logi Ergoラボ調査体が疲れるのも、無理はありません。エルゴノミクス デザインの製品を使用すればコンピュータを長時間使用しても体へのダメージが少なくて済む、ということは、おそらく皆さんもご存じでしょう。しかし、具体的にはどうすればよいのでしょうか？
マウスを例に取ってみます。標準的なマウスを使用すると、手が手首の部分で上側に反り、手首が机を押す形になります。こうした姿勢は共に、手根管（しゅこんかん）に負担をかけます。
コンピュータのヘビーユーザーは、年に最長で27kmマウスを動かします。Logi Ergoラボ調査
エルゴノミクス デザインのマウスを使用すれば、手首をまっすぐに伸ばして机から離せます（あるいは、少なくとも手首で硬い表面を押さないようにできます）。こうすることで、手はより自然な、リラックスした状態になり、筋肉の緊張が緩和されます。
職場におけるウェルビーイングは、あるいはそれが欠けていることは、従業員の定着率に影響します。「会社がウェルビーイングに対応していなかったから」は、2021年の米国における離職理由の、上位5つの中に入っています。Limeade社、従業員ケアレポート — 大退職時代の最新情報
先を見越したIT管理のためのフレームワークを作成
ホテリングは、未来の働き方の重要な要素です。最近の調査から、雇用主の31%がホテリング モデルを検討していることが明らかになっています。雇用法を専門とする国際法律事務所Littler Mendelsonによる2021年度調査このモデルでは、オフィスにいる従業員は割り当てられたワークステーションではなく充電ステーションを使用してどこからでも仕事ができます。
ステーションが機能しないときは、IT部門に問題解決を依頼するのではなく、場所を移動するだけで済みます。会議室スペースについても同様です。
先を見越したIT管理モデルは、流動的なワークスペースを活用しているハイブリッド環境で、問題の複雑化や不要な中断を防ぐカギとなります。
「場所を選ばない働き方2.0」戦略
- MX Masterマウスとキーボードのセットのような、モバイル ワークフローに特化したデバイスを支給して、従業員が生産的かつ快適に働けるようにします。
- 会議室のデバイスは、単一のプラットフォームで監視および管理します。
- 業界トップレベルの駆動時間とUSB-C充電ケーブルを採用して、充電しながら周辺機器を使用できるようにします。
- デプロイ時に、ヘルプデスクへのサポート依頼を最小限に抑えるプラグ&プレイ対応のハードウェアと、リーダーの負担を減らす一連の周辺機器を最優先します。なぜなら、管理職にある従業員の61%は、テクノロジーを稼働させることに想定以上に長い時間がかかっていると考えているからです。PwCコンシューマー インテリジェンス シリーズ、2018年10月
まずは、オンボーディングの構築に、さらに注力しましょう。
最大の効果を見込める領域、つまり新入従業員の研修を改めて考えてみましょう。自分の会社は新しいテクノロジーを導入するときに従業員のニーズに目を向けていない、と考える従業員は多くいます。PwCコンシューマー インテリジェンス シリーズ、2018年10月また、ある最近の調査では、勤務初日までに機器をスムーズに選べるように雇用主が取り計らってくれた、と回答した人は半数にも及びませんでした。HR Executive社、「従業員体験の6つの重要な要素」、2019年9月
30%
従業員の定着に賢く取り組めば、IT部門における不要な作業を減らせます。雇用主の30%が、オンボーディング時にエルゴノミクスに関する方針を伝えていますが、この間新入従業員は、他にもさまざまな資料を大量に手渡されます。意思決定者およびエンドユーザーに対するロジクール独自の定量的調査（2019年）
これは機会の損失です。オンボーディングは、懐疑的な新入従業員に良い第一印象を与える大きなチャンスです。従業員が勤務を開始するこの最初の段階を利用して、ハイブリッドワーク向けに最適化されたデジタル戦略を紹介しましょう。
優れたオンボーディングは、長期的な利益を生みます。効果的なオンボーディングを受けた従業員は、仕事に満足感を覚える確率が29倍以上高くなることが調査で明らかになっています。BambooHR社、オンボーディング調査の未加工データ、2018年
科学的裏付けのある周辺機器で生産性を最大化
ロジクールのマウスとキーボードは、仕事中の快適性を高め、IT部門によるオフィス最適化の取り組みをサポートすることに特化しています。Logicool for Business製品はすべて、企業向けの主要なオペレーティング システムおよびビジネス アプリケーションと連携し、グローバルでのシームレスなデプロイを可能にします。
貴社に最も適したソリューションをご紹介します。ぜひご相談ください。
IT部門のオンボーディングを改善する3つのマイルストーン
従業員を定着させなければならないというプレッシャーに直面している企業は、新入従業員を新たな顧客のように扱って、利用できる最高のサービスとテクノロジーを与えています。
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