IT部門が会議の生産性を高める4つの方法

ITはなぜマインドフルな会議の促進に不可欠なのでしょうか?

1.マインドフル テクノロジーで空間を改善する

スペースで適切に動作するテクノロジーを選択することは重要です—適切なスペースと適切なテクノロジーが融合すると、素晴らしいことが発生するためです。

テクノロジーは会議スペースを強化して、会議の流れを改善できます—ブレインストーミング用の部屋である場合、デジタルホワイトボードを検討してください。ハドルルームである場合、テーブルの全員をキャプチャするカメラを見つけましょう。大きい役員室の場合、すべての席からの声を平等にクリアに届ける拡張マイクを追加しましょう。

テクノロジーによって、スペース全体を最大限に活用できます。それぞれの会議スペース、人々がスペースを実際に使っている方法に新たな目を向けて、そのスペースの可能性を解き放つ適切な変更を行いましょう。

2.気を散らすものなくマインドフルな会議が実現

ITリーダーとしてあなたは知っているでしょう。自分が仕事をうまく遂行できていれば、人々がそれに気付きにくいものです—すべてが完璧に機能し、誰も電話をかける必要がありません

同じことが優れたテクノロジーにも当てはまります。

マインドフルなテクノロジーは、会議自体に集中できるように会議の参加者を解放するテクノロジーです—誰がカメラのフレームに入っているか、彼らが画面をどのように共有できるかを心配する必要はありません。

テクノロジーは直観的かつアクセスしやすい必要があります。参加者にとっては、これは、会議室のテクノロジーが使いやすく、調整の必要性が少ないことを意味します。ITにとってこれは、テクノロジーをリモートで管理・更新できることを意味します—直接的な介入は必要ありません。

3.一貫したユーザー体験が成功率を高める

シンプルに保ちましょう。

調査によると、会議スペース全体で一貫したユーザー体験がある場合、会議の成功率は22.7%高くなります。*。会議スペース間で一貫性のあるユーザーインターフェイスを提供するテクノロジーを選ぶことで、ユーザーによる導入が増大します—これは、ユーザーは新しいシステムを1回学ぶだけで済むためです。

また、テクノロジーを選ぶ時は、ビジネスで既に使用しているソフトウェア向けに最適化されたテクノロジーを選ぶと、必ず良い結果が得られます。

4.テレビ電話はより魅力的になる

マインドフルな会議に関して言えば、要は人間のつながりです。

会議の参加者はビデオ通話で人との実際のつながりを持つことができ電話通話と比較して、会議を通して集中し続ける可能性が高くなります—これは、お互いを見ることができるためです。

すべての会議室にビデオを装備することで、電話の通話で発生する会議の悪習慣から抜け出すことができ（たとえば、スマートフォンのチェックやノートパソコンの使用など）、全員がより意識的に会議に参加するようになります。