ビデオ会議を初めて利用される方にとって、特に直接会うことができない場合、ビデオ会議は他者とつながり、仕事を進めるのに最適なツールであることに気づかれたことでしょう。とは言え、会議がハッキングされたという最近の話題を無視することはできません。そして、それが自分の身にも起こることを心配しているのではないでしょうか。

検討事項がいくつかあります：一般的な信念に反して、多くのハッカーはそれほど巧妙ではありません。典型的なハッカーは、犯罪者の多くと同様に、簡単なターゲットを餌食にします。これは朗報です。いくつかの簡単な措置を講じるだけで、ハッカーやいたずらによる会議の妨害を防止するができるからです。

この記事では、ビデオ会議を安全かつ確実に行うために、ITチームと会議主催者が講じることができる措置について検討します。

会議主催者向けのヒント

多くの組織では、ITチームがビデオ会議ソフトウェアのアカウントの設定をあらかじめ決定することで、セキュリティから当て推測を排除します。不明な点がある場合は、これらの社内の専門家に相談するのがベストです。

専門家への相談だけではなく、使用しているビデオ会議アプリケーションの設定パネルに精通しておく必要があります。特に、IT部門がオプションとして設定した機能、誰が会議へ参加できるか、どのように参加を許可しているかに関連した設定について、確実に管理されているかを確認する必要があります。主要なビデオ会議アプリケーションで、これらの2点について、それぞれオプションを提供しています。両方について、大まかに説明します。利用されているビデオ会議アプリケーションを必ずチェックして、該当するオプションを確認してください。

会議への参加者を制御する

一般的に、ビデオ会議アプリケーションでは、主催者が会議に参加できる人、直接参加できる人、そして、参加前に「仮想待合室」または「ロビー」で待つ必要がある人を決めることができます。

最低限の制御は、リンクを持っている人であれば誰でも制限なしで参加を許可する設定です。最も厳格な制御は、招待されたゲストのみに参加を許可し、さらに主催者に会議への参加の承認を要求する設定です。以下のようなオプションを通して、会議に応じたレベルの制御を行うことができます：

• パーソナルIDを流用せず、主催する各会議ごとにランダムに生成された会議IDを使用する

• 主催者は、自分自信が会議に参加するまで、または出席者が会議に入ることを許可するまでの間、出席者に「ロビー」または「控室」を提供する

• 会議に入るためのパスワードを設定する

• 会議を招待者のみに制限する（一部のビデオアプリケーションではデフォルト設定）

• 会議開始後、他の人が入れないよう会議をロックする

会議の主催者として、参加者リストを監視し、参加者自身が含まれていることを確認してもらい、また、見覚えのない参加者は削除することも良い方法です。このようなさらなる予防措置は、大規模な会議や公開された会議では特に重要です。

会議を管理する

会議への出席者の管理に加えて、以下を検討する必要もあります：

• コンテンツの共有を許可する人/許可しない人

• 話すことができる人/話の途中に中断することができる人

• ミュート機能をコントロールできる人

• 会議の録画を開始できる人/その後録画にアクセスできる人

これらのオプションは、会議がいたずらによって乗っ取られることを防ぐための重要なオプションです。

小規模な会議やコラボレーションの会議では、通常、全員に発言とコンテンツ共有を許可することが理にかなっています。しかし、大規模な会議においては、これらの許可を発表者のみに制限することが多いでしょう。このような状況では、ほとんどのビデオ会議アプリケーションで利用可能なチャット機能によって、非発表者が関与することが可能です。また、ミュートモードでの出席者の許可や、チャット機能の無効化などのオプションを検討することもできます。

すべての会議主催者と参加者への一般的なアドバイス

上記の推奨事項に加えて、主催者と参加者は、ビデオ会議の実施または参加する際に、以下のような最善の方法に従う必要があります。

• 安全な接続を使用してください。ビジネス関連のビデオ会議に接続する時は、可能な限り、安全ではないネットワークは避けてください。自宅のWi-Fiでさえ、ハッカーの標的になる可能性があります。会社の仮想プライベートネットワークを通して接続するか、または自身のVPNを設定することで、セキュリティを確保することができます。

• ソフトウェアを最新の状態に保ってください。これは非常に基本的なことですが、ノートPCやスマートフォンのソフトウェアを更新していない、あるいはビデオ会議ソフトウェアを最新の状態にしていない人は驚くほど多いのです。（簡単なターゲットを餌食にするハッカーに関しては、上記の注意事項を参照してください！）

IT部門向けのヒント

IT管理者は、ビデオ会議やセキュリティに関する知識レベルの異なるエンドユーザーをサポートできるようにする必要があります。これを念頭に置いて、最善の方法を実施するための2つのアプローチを以下にご紹介します。

• 率先して制御しましょう。先を見越したアプローチを取ることで、エンドユーザーが遭遇するセキュリティ問題の多くを防ぐことができます。例えば、ソフトウェアの自動更新を導入することで、ほとんどのセキュリティの問題を防ぐことができます。また、ビデオソフトウェアの管理者コンソールを見直して、ユーザーにとって重要なセキュリティ機能を判断して、それらの機能が上書きされないよう設定を行います。

• エンドユーザーに教育し、何度も通知しましょう。あなたがコントロールできないことは、教育を通して変えることができるかもしれません。まず最初に、エンドユーザーにとって実行可能な、シンプルかつ見つけやすいトレーニングを提供します。同時に、多くの場合、ソフトウェアトレーニング、更新およびセキュリティ変更に関しては何度も通知することをおすすめします。目標は、常に皆ががセキュリティ対策を理解し、導入を可能な限り容易にすることです。

様々なことが起きていることを考えると、ビデオ会議のセキュリティやプライバシーに無頓着な人がいないことを認識しておくことが大切です。少しのコミュニケーションと理解が成果を生みます。セキュリティに関して先を見越した行動を取ることで、ユーザーコミュニティがハッカーやいたずらの標的になることを防ぐことができます。