非生産的な会議のコストについて書かれた文書は多数あります。例えば、Doodleでは、非生産的なビジネスミーティングは、毎年5,410億ドルの生産性と従業員の時間の損失を企業にもたらしていると推定しています。このような統計には説得力はありますが、すべてを物語っている訳ではありません。会議で費やされる「非生産的な」時間の中には、実際は非常に重要なものもあります。

会議は本来、社交的なものですが、会議のこの側面がよく過小評価されがちです。社会的つながりは、すべての従業員のワークライフにおいて欠かせないものです。健全な社会的つながりは、従業員の関与と忠誠心を助長することにより、ビジネスや組織にメリットをもたらします。

残念なことに、オフィスワークの社会的側面は新型コロナウィルスの感染拡大の結果、多くの企業で休業または在宅勤務を要請され、実施されることになりました。しかし良いニュースもあります。

ビデオ会議の機能を活用することで、会議主催者は、社会的距離を保つ必要がある間にも、社会的つながりを活性化することができます。ビデオ会議は会議全体の効果を向上させるだけでなく、生産性を向上し従業員の関与を高めるなど、プラスの流れや効果をもたらす可能性があるという、さらなる多くの証拠があります。

職場における社会的つながりが重要である理由

帰属意識の欲求は人間にとって生得的なものであり、職場での帰属意識は、幸福感や、組織の成功に貢献したいという意欲を高めます。Forbes.comの記事によると、「職場での社会的つながりをサポートし、従業員がお互いに強い関係を形成することをサポートする雇用主は、効果的な労働力の構築に役立ちます。」

従業員と、従業員が働く企業の双方にとって、職場での健全な社会的つながりには多数のメリットをもたらします。

• より優れた創造性と問題解決

• 生産性の向上

• 忠誠心の向上

• 従業員の定着率の向上

ビデオ会議が社会的つながりを回復させる方法

社会的なつながりの欠如は、臨時で集合したり廊下での会話が発生しないソーシャルディスタンス・自粛期間に問題になります。幸い、学術的な研究によると、従業員や組織にとっては、ビデオ会議がこれらの非公式な会話の効果的な代替となり、ソーシャルディスタンス・自粛期間中に人々が失いがちな帰属意識とつながりを取り戻します。

産業・組織心理学の教授であるジョセフ A. アレン博士によると、全体的な効果や満足度という点では、対面での会議とビデオ会議は本質的に同じですが、音声のみの電話会議は効果が著しく低くなります。その理由は以下の通りです。ビデオ会議は、口頭での対話だけではなく、非言語シグナルを通じて、多くの「情報的な価値」を提供しています。思いやりのある表情、簡単な手ぶりなどの非言語シグナルは、社会的つながりを作るために不可欠なものです。¹

実際には、この自粛期間に、ビデオ会議は実際に、感染拡大以前には広く考慮されていなかった方法で社会的つながりを増加させることができます。

例えば、従業員同士が今では、自宅のキッチン、リビングルーム、裏庭のようなプライベートな場所からビデオで定期的に会議をするようになりました。このような会議中に、自粛期間によって常に自宅にいる子供に親が邪魔されることも珍しくありません。ペットもゲストで登場します。私たちは、同僚が部屋に飾っているアートや、棚に飾られた本や小物などを見ることもあります。同僚の自宅や私生活から、彼らがどのような人物であるかを垣間見ることができます。この状況は、同僚同士に親しみや、共感、そしてより深いつながりを生み出すことになります。

会議主催者とIT管理者の重要なポイント

社会的つながりの重要性、それがどのように形成されるか、そしてビデオ会議が在宅勤務をする社員同士のつながりをどのように回復させているかを理解することで、会議主催者とIT管理者にとって役立つ見識と推奨すべき内容を得ることができるでしょう。

1.「会議前のおしゃべり」の時間を作る。会議主催者は、会議を形式的にせずリラックスした雰囲気で、参加者が速やかに参加できるように促しながら、雑談の時間を意図的に作ることで、社会的つながりを生み出すことができます。²

2.予定外の会議や体系化されていない会議のための時間を確保する。廊下での会話など臨時で行われる会議は、最も重要な仕事が行われる場所であることがあります。³

3.会議を短くする。会議を短くテキパキと進めることで、この自粛期間中にありがちな兆候である会議疲れを軽減しながら、社会的なつながりのメリットを得ることができます。⁴

4.中断を予測する。中断は許容されるという、基本ルールと基準を設定します。子供やペットによる邪魔は、今や避けられないものであり、結局私たちは皆同じ人間であることを示します。

5.個性を尊重する。同僚の生活が垣間見えるウィンドウがあるということは、お互いを少しずつ知ることに役立ちます。⁴

6.ビデオ会議ツールを活用する。専用のヘッドセットやウェブカメラを使用することによって、誰もがはっきり表示され、声がクリアに伝わることで、ビデオ会議のメリットを強化することができます。姿を見て、声を聞くことは、健全な社会的つながりのための必要な条件です。

自粛期間の解除後

ユタ大学のアレン教授が指摘するように、「私たちは、ソーシャルディスタンスを保つために社会的に孤立する必要はありません」。ビデオ会議は職場において非常に重要であり、私たちの多くにとって現在不足している、社会的つながりを強化する機会を提供してくれます。

さらに、外出自粛要請が解除され、一部の従業員がオフィスに戻り始めれば、私たちはこの感染拡大によって学んだ体験を教訓として生かすことができます。ビデオ会議を今後の会議のメインとし、お互いの理解と共感を深めるために活用していきましょう。

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1 詳細情報はこちらをご覧ください：https://meetingscience.io/the-coronavirus-and-remote-work-best-practices-for-remote-meetings/、2020年3月12日

2 詳細情報は、以下をご覧ください：Allen, J. A., Landowski, N., Lehmann-Willenbrock, N. (2014), “Linking Pre-meeting Communication to Meeting Effectiveness.”Journal of Managerial Psychology, 29(8), 1064-1081.

3 詳細情報は、以下をご覧ください：Allen, J. A. & Rogelberg, S. G. (2013), “Manager-led Group Meetings: A context for promoting employee engagement.”Group and Organization Management, 38, 543-569.

4 詳細情報は、以下をご覧ください：Gerpott, F., & Lehmann-Willenbrock, N. (2015), “How differences make a difference: The role of team diversity in meeting processes and outcomes.”In J. A. Allen, N. Lehmann-Willenbrock, and S. G. Rogelberg (Eds.)The Cambridge Handbook of Meeting Science.（153～176ページ）New York, NY: Cambridge University Press.