組織のための直感的な会議室スケジューリングの実現

すべての人にデメリットとなる直感的ではない会議室スケジュール

たとえば、あなたのチームのマーケティングマネージャーが、ある従業員に、重要なプロジェクトについて話し合うために、直前になってビデオ通話をするよう依頼したとします。その従業員は、事前の予約なしに、空いているビデオ対応の会議室を迅速に見つける必要があります。おそらく壁に貼られた地図以外に頼れるものはありませんが、その地図には会議室の場所が書かれているだけでどれが使われているかまでは書かれていません。

その従業員は、適切な部屋が見つかるまで、廊下を歩き回り、ドアをノックしては進行中の会議を妨げることになります。

部屋の予約状況が悪いと、広範囲に影響が及びます。

• 従業員レベルでは、時間が無駄になったり、会議が不必要にストレスが多いものになったり、コラボレーションの中断が常態化します。
• ITチームは、拡張性がなく、会議室スケジューリングに特化していない高価なディスプレイを見つけるかもしれません。それらのツールが使いやすいものでなければ、サポートチケットが増えたり、デバイスが使われなくなったりします。
• 扱いにくい展開では迅速な会議の発見と参加のようなハイブリッドワークのニーズに対応できないため、施設およびオペレーションチームも影響を受けます。また、使用率の低いツールは、本来有効活用できたはずのオフィススペースを食いつぶしてしまいます。

組織の誰もが、迅速なスケジューリング、常時表示、ハイブリッド対応など、新たなオフィスニーズに対応するツールの恩恵を受けられます。

専用設計のスケジューリングツールが標準になる

オフィスが常に世界のできごとや新しいテクノロジーに対応して進化してきたように、ハイブリッドワークの時代にもそれに応じた進化が求められています。具体的には、会議の予約、検索、参加をより簡単に行うためのツールです。専用設計のスケジューリングツールがどのように組織全体にメリットを与えるのか、ビフォー アフター シナリオをご覧ください。

一般的な会議室スケジュール問題を解決する方法

古い方法：従業員は、空いている会議室を探して廊下を歩き回り、時間を無駄にしてしまいます。
新しい方法：各会議室の外に設置されたスケジュールパネルに赤と緑のライトがあり、遠くからでも空き状況を確認できます。

古い方法：寄せ集めの会議室スケジュールソリューションは直感的ではなく、一日中使うことを想定して設計されていません。
新しい方法：常時オンを前提とした専用設計の会議室スケジューラーによってスケジューリングがシンプルになります。

古い方法：ITは、非効率的な会議室スケジューラーとウェイファインディングツールの設定やメンテナンスに過剰なリソースを費やしています。
新しい方法：ITは、スケジューリングデバイスを迅速に導入し、1つ場所から簡単にすべてのデバイスを管理できます。

古い方法：会議室スケジューラーが不便で、直感的ではないため、実際にはあまり使われていません。
新しい方法：直感的なツールにより、従業員は習得に時間をかけることなく、すぐに会議のスケジューリングし、発見できます。