小会議室が突然大きくなります。

もちろん、サイズではありません。ハドルルームとも呼ばれることがある小会議室は、一会議当たり最大約6人の小グループを意図されていますが、2～3人の場合もよくあります。これは変わっていません。変化しているのは小会議室の数です。

アナリストのフロスト&サリバンは、ハドルルームを、約9~14平方メートルのスペース、および収容能力は4～6人として定義しています。2020年以前は、すべての会議スペースの約10%がハドルルームとして見なされました。フロスト&サリバンの予測によると、2024年までには、ビデオ会議の約75%がハドルルームで行われるようになります。

会議室戦略を見直して、ハドルルームと小会議スペースを増やそうとしている企業または組織で働いている場合、検討すべきいくつかの重要な基準があります。これらの小スペースには、大会議室から区別される特定の要件があります。

適切なビデオ会議カメラを選択する

おそらく、ビデオ会議カメラを選択する際に検討すべき最も重要な基準の2つは、視野と全体的なサイズです。

多くの場合は細長い会議テーブルがある大会議室では、人々はカメラから離れた場所に座ることができます。一方、小会議スペースでは、人々はカメラとマイクの周りに集まる傾向があります。（このため、「ハドルルーム」と呼ばれます。） カメラの視野内に全員を確実に収めるには、広角レンズが必要です。パン/ティルト機能の追加によって、ビデオ会議の相手側に、会議テーブルの座席についている全員を表示するという目標が強化されます。

2番目に、小スペースには小さいカメラが適切です。カメラは比較的目立たないものにします。また、その内蔵スピーカーとマイク（含まれている場合）は、大音量で目立つ必要はありません。スピーカー内蔵の、コンパクトな一体型の会議カメラが最適なオプションです。

高品質サウンドを確保する 

小会議室または小スペースでは、シンプルなウェブカメラを使いたくなるかもしれません。以下は、あなたが再考する必要がある理由です。ウェブカメラ内蔵のスピーカー（内蔵スピーカーがあると想定して）は、1対1の会議を意図されています。6人での会議では、これは問題になる場合があります。

高品質の会議カメラには、双方の会議の出席者全員の声がクリアに伝わるように、会議室用に最適化されたオーディオコンポーネントも搭載されています。雑音抑圧と共に、自動レベリングによって、小さい声が大きい声と同様にクリアに伝わります。話している人の声を高精度でピックアップするビームフォーミングマイクは、もう1つの役立つ機能です。会議スペースがオープンなエリアであり、相当の背景雑音が発生する可能性がある場合、これらのようなオーディオ機能は特に重要です。

部屋と機器の管理

組織内の会議室数が増加するにつれて、これらの室内のすべてのハードウェアデバイスとソフトウェアアプリケーションのステータスを追跡するための簡単かつ効率的な方法が必要になる可能性があります。

これを念頭に置いて、一部の組織は、スタンドアロンデバイスとして使用できる、「ビデオバー」または「一体型アプライアンス」と呼ばれる新しいタイプの会議カメラを選択しています。別々のコンピューティングデバイスに接続する代わりに、これらの会議カメラは部屋のモニターに直接取り付けて、独自のオペレーティングシステム上でクラウドビデオサービスを実行します。別々のビデオデバイスやコンピューティングデバイスと比較すると、ビデオバーは、設置、管理、および更新が簡単です。

会議室管理については、AIと分析もまた勢いを増しています。これらの機能は、使用中の部屋、未使用の部屋、会議参加者の数など、貴重な洞察を提供することができます。これらのような洞察によって、会議スペースと、不動産の効率的な使用に関して、より情報に基づいた決定を行うことができます。

先を見越して技術的な問題を解決する

貴社のITチームと会議出席者の頭痛の種を解決するための1つの方法は、従業員がサポート依頼をしたり、ヘルプチケットを作ったりする前に、会議室の状態をリモートで確認し、問題の箇所を発見することです。さらに良いのは、デバイスが機能しない、またはソフトウェアの更新が必要な時に、即座に通知を受け取ることです。

ロジクールSyncのようなアプリケーションの使用を検討してください。これは無料のソフトウェアアプリで、すべての会議室の状態が分かるクリアで読みやすいダッシュボードを提供します。Syncによって、あらゆる場所からの、ソフトウェアとファームウェアのリモート更新も可能です。

従業員の体験を簡素化する

従業員に関しては、体験はできる限りシンプルである必要があります。従業員は、簡単かつ直観的で、デザインが優れた会議ツールを好みます。優れたユーザー体験によって、導入率が増加し、会議室の導入が確実に成功します。

この目標を達成するための1つの方法は、従業員がタップするだけで会議の開始と停止ができるコンソールの導入です。最新の会議室コントローラーによって、人々は自分の声を使ってハンズフリー体験を実現することもできます。これらのコントローラーは通常壁に取り付けることができるため、スペースを節約し、テーブル上をすっきりさせることができます。

従業員は柔軟性も望みます。あなたの組織は、会議室のクラウドビデオ プロバイダーを標準にしたかもしれませんが、従業員は、パートナーまたは同僚と共に、他のビデオアプリケーション上で実行する会議に招待されることがあります。ロジクールSwytchのような製品によって、彼らはハドルルームに入って自分のノートパソコンを接続し、あらゆるクラウドビデオサービスで瞬時に表示またはストリームすることができます。

会議室の環境を最適化する

ハドルルームまたは会議エリア用のスペースを設計または選択する時は、時間をかけて、以下のような多数の要素を検討してください。 

• 照明（自然光と人工光）

• 壁と備品の色

• 窓とドアのタイプ、およびそれらが照明とプライバシーにどのように影響を与えるか

• 背景にある美術品、植物、およびその他のアイテム

• 室内のその他の特質（建材など）

小会議スペースと大会議室用のビデオ会議スペースのセットアップについて学ぶには、logicool.co.jpで会議室ガイドをご覧ください。