仮想ホワイトボードをビデオ会議に導入する方法

ハイブリッドの職場でコラボレーションを可能にする際にITが鍵となる理由

地理的に分散したチームにとって、コラボレーションには、ITサポートによるより計画的な取り組みが必要です。Google WorkspaceやMicrosoft 365などのクラウドベースのソフトウェアは、コラボレーションを促進するように設計されています。ビデオテクノロジー（ウェブカメラ、会議カメラ、およびZoomやMicrosoft Teamsなどのクラウドビデオプラットフォーム）によって、人々は場所を問わず対面で会議を行うことができます。

しかしギャップが存在します。

例えば、ForresterアナリストのAndrew Hewitt氏によると、幹部はビデオ会議やファイル共有だけに依存できないことを学びました。Roberto Torres：販売員はハイブリッドワークを導入しています。企業は以下のような措置を取ることができます：Hewitt氏は、一般的に対面の会議でのみ発生する、ホワイトボードを使ったコラボレーションにリモートの従業員が参加できないことを特に指摘しています。

コラボレーションにおけるホワイトボードの重要性を考えると、これはITリーダーが検討すべき問題です。特に、ホワイトボードを仮想会議に導入して、ハイブリッドの従業員をサポートする方法です。

コラボレーションにおけるホワイトボードの役割

ホワイトボードは会議に遍在します。これは、特にブレインストーミングや概念化において、ホワイトボードは重要な機能を明らかに果たすためです。ホワイトボードは、図やイラスト、自由なメモ取り、付箋を使って考えを整理する場合などに役立ちます。これらのコラボレーション ツールは様々な形態を取ります。拭いて消せるボード、ホワイトボード、さらにはガラス窓などです。

会議では、人々はよくプレゼンテーション、スプレッドシート、およびその他のドキュメントを使って情報を共有し、ディスカッションを進めます。Google WorkspaceやMicrosoft 365の人気はこのためです。しかしこれらのツールは、特にチームがコンセプトを同時に探索したり、デザインを視覚化したりする必要がある場合は、グループ ブレインストーミングには適していません。

視覚的にコミュニケーションを行いたい場合、人々はよく、ホワイトボード用のペンに手を伸ばします。そして全員の注意がホワイトボードに向きます。しかし仮想会議では、これが問題になることがあります。

仮想ホワイトボードの課題

ホワイトボードをビデオ会議に導入するための洗練された方法がないため、人々は様々なアプローチを試してきました。例えば、会議主催者はホワイトボードに会議カメラを向けることができます。しかし、これが上手くいくことは滅多にありません。ホワイトボード上に書いている人は、ビューのブロックの部分である可能性があります。その人がフレームから出ても、まぶしい光や視点のゆがみによって、.ホワイトボードは読むのが困難です。 

室内の誰かがホワイトボードの写真を撮り、会議の参加者全員にその写真を送信することがあります。せいぜい、それはメモを記録するための最小限に効果的な方法であり、これによってリモート参加者が、ホワイトボード上で発生していることにアクティブに参加できるようにはなりません。

結局は、ビデオ会議でホワイトボードを使う時は常に、会議室にいない人々は取り残された気分になります。結果として、彼らの情報や意見は、貴重であるものの、ブレインストーミング セッションの一部にはなりません。そのように状況があってはいけません。

全員が会議に確実に参加できるようにする

ハイブリッドモデルでは、組織は、リモート従業員がオフィス内の従業員と同じ情報にアクセスできるようにする必要があります。ハイブリッド-リモート：ニュアンスと隠れた危険の理解 成功するコラボレーションは、人々がアイデアを共有する能力に左右されます。多様な意見や考え方は役立ち、必要でもあります。全員の意見に耳を傾ける必要があります。

このため、仮想コラボレーションの目標は、会議の参加者全員がプロセスにおけるアクティブな参加者になることです。ここではITが貴重な役割を果たすことができます。ハイブリッド作業空間におけるコラボレーションを可能にする、または改善することで、ITは以下のような、会議体験を「民主化する」ための措置を講じることができます。

• リモート ワーカーが「2級の従業員」であると感じないように、デジタル作業空間と物理的な作業空間を再設計します。Stefan Hammond氏：ハイブリッドの作業はデジタル イネーブルメント以上のことが必要です
• ビデオ会議機器、Microsoft Teams Rooms、Zoom Rooms、またはGoogle Meetなどの会議室ソリューション、ホワイトボード、および専用に設計されたホワイトボード カメラを提供することで、すべての会議スペースをコラボレーション用に装備します。

リモートワークから得た教訓によって、幹部と従業員は、ハイブリッドの職場のメリットを享受しています。しかし、これらのメリットを獲得し続けるには、組織は、仮想コラボレーションツール（ロジクールScribeなど）への投資計画を最後までやり通す必要があります。そうした場合、組織も従業員も成果を得ることができます。